スペースとはプライバシーポリシー

当社は「オーナー様および入居者様をはじめとする、すべての人々の幸せづくりを目指し、豊かな住空間の提供を通じて社会に貢献する」という企業理念のもとお客様からお預りした個人情報については保護を不動産賃貸管理業における重要な社会的責務と認識し、下記の個人情報保護方針を定め、個人情報の取扱い、管理、維持に努めてまいります。

1. 個人情報の取得、利用・提供
   個人情報の取得、利用および提供にあっては、個人情報保護の重要性を認識し、利用目的の範囲内にて適切な取扱いを実施いたします。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 安全対策の実施
   当社は、個人情報について、厳格な管理を行うために最適な体制を維持し、合理的な安全管理措置を講じることにより、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等に対する予防並びに是正策を徹底します。
3. 継続的改善の実施
   当社は、個人情報保護のためのマネージメントシステムを確立し、実施、維持するとともに、これを定期的に見直し継続的な改善に努めます。
4. 法令・規範の順守
   当社は、個人情報の取扱いにあたり、個人情報の保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
5. 苦情・相談窓口
   個人情報の取扱いに関する苦情・相談につきましては、窓口を設け迅速に対応いたします。

株式会社　スペース
取締役社長　高山 義章
制定日　2009年7月7日
最終改定日　2016年12月1日

個人情報および保有個人データの取り扱いについて

個人情報および保有個人データを利用する目的
当社は、ご提供いただいた個人情報および保有個人データにつきましては、当社の不動産賃貸借、不動産の運営管理ならびに不動産の売買、または会社運営に係わる以下の目的で利用いたします。
(1)賃貸物件のご所有者への賃貸経営・運営管理・保険等に関する各種情報・サービスの提供。
(2)賃貸物件のご利用者への物件紹介、契約締結、契約管理、賃貸物件運営および保険等に関する各種業務の実施。
(3)管理受託物件の管理運営に係わる契約締結、運営管理および保険等に関する各種業務の実施。
(4)売買物件の取引に係わる物件紹介、契約締結等に関する各種業務の実施。当社取り扱い物件に関する案内物・印刷物送付等の情報提供。
(5)採用選考業務の実施
(6)会社運営・社会保険労務・人事評価等に関する各種業務の実施
(7)ホームページからの問合せに関して、情報提供等に関する各種業務の実施
(8)賃貸管理業務に関して、賃貸物件に対するサービスを提供する取引業者の担当者情報
上記の目的の達成に必要な範囲での、個人情報および保有個人データの第三者への提供・委託。

1. 個人情報の第三者への委託
   お客様の個人情報は、法令の規定に基づく場合のほか、1.の利用目的の達成に必要な範囲で、書面・郵送・電話・電子メール・インターネットを含む媒体により第三者に委託されることがあります。なお、ご本人からの申し出により相手先への提供は停止いたします。
   個人情報を委託する相手先（例示）
   （ア） お客様が所有されている賃貸物件の入居者
   （イ） お客様が入居されている賃貸物件の所有者および業務代行者
   （ウ） お客様が入居されている賃貸物件の譲渡人および見込み者
   （エ） お客様が入居されている賃貸物件に対するサービス（集金代行、工事等）の提供者
   （オ） ご入居希望者の審査の為の審査会社
   （カ） 建物管理業務に係わる管理組合
   （キ） 売買業務に係わる仲介業者
   （ク） 保険業務に関する代理店
   （ケ） 社会保険労務士
   委託される個人情報の項目
   お名前、ご住所、勤務先、電話番号、Eメールアドレス、銀行口座名、生年月日、年収、部屋番号、賃料等の賃貸条件、売買条件、その他各個人情報の取り扱いについてに書かれている項目
   
2. 個人情報の間接的な取得
   当社は、建築標識等の公示情報、および当社関連事業者からの紹介・斡旋情報から賃貸物件のご所有者・ご利用者、およびこれからの予定者・関係者の個人情報を取得し、当社の営業活動に利用する場合があります。
3. 個人情報の取り扱いの委託
   当社は、お客様の個人情報について、その取り扱いを外部に委託する場合があります。その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じているものを選定し、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の保護を図ります。
4. 個人情報および第三者提供記録の開示、訂正、利用停止等のお問い合わせ先
   個人情報および第三者提供記録の開示・訂正等請求の方法
   お客様ご自身の個人情報について、その内容の開示、利用目的の通知、訂正（変更・追加・削除）、利用の停止、消去または第三者への提供停止等を求められる場合は、下記の申し出先に問い合わせの上所定の用紙をご依頼いただければ郵送等にて送付いたします。所定の用紙に必要事項をご記入いただき、本人であることを確認できる書類の写し（運転免許証、保険証、パスポート等）を同封のうえ、当社へ郵送（送料はお客様負担）または持参してください。ご請求に対する報告は書面の交付による方法で行いますが、保有個人データの検索・照合に時間を要する場合があります。なお、開示の請求の場合は所定の手数料をお支払い頂きます。（訂正等の請求の場合は不要です。）
   
   1．申し出先
   〒164-0001　東京都中野区中野4丁目4番11号
   個人情報相談窓口：総務部
   電話：03-5380-2100
   e-mail：info@space-rent.co.jp
   
   ２．提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
   （１）個人情報利用目的通知申請書
   （２）個人情報開示申請書
   （３）個人情報訂正・追加・削除請求書
   （４）個人情報利用停止・消去・第三者提供停止請求書
   上のいずれかの書類の提出をお願いします。
   
   ３．開示等を求める者が、本人又は代理人であることの確認の方法
   次のいずれかの方法により本人又は代理人であることを確認します。但し、代理人本人の確認は、来社及び郵送による確認のみとします。
   （１）来社の場合は、次のいずれかにおいて、有効期限内である公的証明書の提示を要求します。但し、写真貼付のない証明書の場合は、２種類以上の証明書の提示をお願いします。
   ①　運転免許証
   ②　旅券（パスポート）
   ③　各種年金手帳
   ④　各種福祉手帳
   ⑤　各種健康保険証
   ⑥　外国人登録証明書
   ⑦　取引に実印を使用する場合の当該実印の印鑑登録証明書
   ⑧　本人の委任状（任意代理人訪問時のみ確認）
   ⑨　マイナンバーカード
   （２）郵送の場合は、前号に掲げる証票の写しの他、開示等の申込書類に実印を押捺の上、印鑑証明書の提示をお願いします。
   （３）電話の場合は、本人の氏名、生年月日を要求し、登録内容と照合の上、登録された電話番号にコールバックします。
   （４）ホームページ又は電子メールの場合は、本人の氏名、生年月日を要求し、登録内容と照合の上、一致する場合にのみ登録されている電子メールアドレスに送信します。
   （５）弁護士による来社の場合は、名刺又は弁護士バッジを確認するとともに、弁護士登録番号の確認、全国弁護士大観等による確認又は弁護士会に照会します。開示対象者が弁護士に開示等を委任した旨の委任状（本人の印鑑証明書付き）の提示をお願いします。
   （６）法定代理人の場合は、開示対象者の戸籍謄本の提示をお願いします。
   
   ４．利用目的の通知又は開示による場合の手数料（定めた場合に限る。）の徴収方法
   利用目的の通知又は開示によって本人からの求めに応じる場合に、手数料を徴収する場合は、次に掲げる事項を勘案して合理的であると認められる範囲内において、実費の額をいただきます。 （１）通信費又は連絡費
   （２）用紙又は封筒費
   （３）従業者の対応費
   
   ５．個人情報の安全管理のために講じた措置について
   当社は、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。安全管理措置の詳細については下記「お問い合わせ先」よりお問い合わせください。
   

直接書面以外で取得した場合の個人情報は、以下の利用目的で使用する場合があります。なお、直接書面以外で取得した場合の個人情報は開示対象個人情報ではございません。

• 管理組合運営業務
• 物件調査
• 訪問営業
• TEL営業
• アンケート

個人情報に関する一般的なご質問または苦情につきましては、株式会社スペースまでお願い致します。

〒164-0001　東京都中野区中野4丁目4番11号
個人情報相談窓口：総務部
電話：03－5380－2100
e-mail：info@space-rent.co.jp

一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
【苦情の解決の申出先】
個人情報保護苦情相談室
住所　〒106-0032　東京都港区六本木1丁目9番9号　六本木ファーストビル内
電話番号　03-5860-7565／0120-700-779